Enterprise-Content-Management

Enterprise content management:
Softwarelösungen machen es Organisationen leicht, umfangreiche Inhalte mit verschiedenartigen Informationen zu erstellen. Es existieren vielfältige Möglichkeiten, diese Informationen zu erfassen: Dokumente, E-Mail-Nachrichten, Arbeitsblätter, Diagramme, Präsentationen, Videos und Webseiten, um nur einige zu nennen. Ohne eine geeignete Verwaltung dieser Inhalte ist es schwierig, benötigte Informationen zu finden Änderungen nachzuverfolgen. Unsere Enterprise Content Management (ECM)-Lösungen beinhalten die benötigten Tools, um Inhalte im gesamten Inhaltslebenszyklus, von der Erstellung bis zur Archivierung, zu organisieren und zu verwalten. Unsere Lösungen integrieren die vertrauten Tools des Microsoft Office-Systems mit Leistungsmerkmalen für die Verwaltung, Nachverfolgung und Archivierung von Dokumenten.
Ohne eine ordnungsgemäße Verwaltung dieser Inhalte ist es schwierig, die benötigten Informationen zu finden und Änderungen zu verfolgen. Unsere Enterprise Content Management (ECM)-Lösungen umfassen die erforderlichen Tools zum Organisieren und Verwalten von Inhalten während des gesamten Inhaltslebenszyklus, von der Erstellung bis zur Archivierung. Unsere Lösungen integrieren die bekannten Tools des Microsoft Office Systems mit Funktionen zur Verwaltung, Verfolgung und Archivierung von Dokumenten.

Dokumenten-Management
Unsere ECM-Lösungen steigern die Produktivität Ihres Unternehmens und bieten folgende Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten:

  • Zentralisierte Verwaltung unterschiedlicher Inhalte: Speichern von Inhalten unabhängig von ihrem Typ in einem zentralen Repository, um das Auffinden, Verwenden und Teilen von Informationen zu erleichtern.
  • Verwaltung von Dokumenteigenschaften (Metadaten): Durch die schnelle und teilautomatisierte Erfassung von Metadaten für Dokumente sind diese schneller auffindbar – Informationen zum Inhalt müssen nicht mehr in langen Dateinamen verwaltet werden.
  • Globale Verwaltung von Metadaten: Wiederverwendbare Metadatensätze erleichtern das Organisieren und Auffinden von Inhalten.
  • Eindeutige Identifizierung von Dokumenten: Dokument-IDs bieten eine eindeutige Kennung für jedes Objekt in der Inhaltssammlung.
  • Sparen Sie Zeit durch die Verwendung von Inhaltstypen: Inhaltstypen ermöglichen die Definition inhaltstypspezifischer strukturierter Informationen für einzelne Inhaltstypen wie Handbücher oder Dokumentationen.
  • Kontrollieren des Zugriffs auf Informationen: Klar definierte Berechtigungen bieten Ihnen eine Vielzahl von Tools, um den Zugriff auf Informationen auf jeder Ebene zu kontrollieren, von einem einzelnen Dokument bis hin zu einer ganzen Organisation.
  • Optimierung der Online-Zusammenarbeit: Integrierte Dokumenten-Workflows ermöglichen die direkte Erstellung, Nachverfolgung und Zusammenarbeit in dokumentenorientierten Prozessen direkt aus MS-Office-Programmen.

Verwaltung digitaler Medien
Unsere ECM-Lösungen ermöglichen die Wiedergabe und Verwaltung von digitalen Medieninhalten wie Video und Audio. Nachfolgend finden Sie einige wichtige Details zu diesen Funktionen:

  • Direkte Wiedergabe von Medieninhalten: Video- und Audiodateien können direkt aus den Dokumentarbeitsbereichen abgespielt werden.
  • Optimierte Medienbibliotheken verwenden: Die Medienobjektbibliotheken sind für Medieninhalte optimiert. Es stehen viele nützliche Verwaltungsfunktionen zur Verfügung, wie zum Beispiel: Metadaten, Inhaltstypen und eindeutige IDs. Darüber hinaus bieten die Media-Asset-Bibliotheken Miniaturansichten für Bilder und Videos mit der integrierten Möglichkeit zur Vorschau von Videos.

Revisionssichere Archivierung
Archivierungsfunktionen ermöglichen es, Geschäftsdokumente im Endzustand zu speichern und vor nachträglichen Änderungen zu schützen. Organisationen können Informationsmanagementrichtlinien für Geschäftsunterlagen implementieren – dies kann sicherstellen, dass die Informationsverarbeitung den Unternehmensvorschriften oder Geschäftsrichtlinien entspricht.

  • Bessere Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: Richtlinien für die Speicherung, den Schutz und die Überwachung von Geschäftsaufzeichnungen können implementiert werden, um sicherzustellen, dass diese Aufzeichnungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Protokolle werden von internen und externen Prüfern als Nachweis für die ordnungsgemäße Aufbewahrung verwendet.
  • Bessere Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: Richtlinien für die Speicherung, den Schutz und die Überwachung von Geschäftsaufzeichnungen können implementiert werden, um sicherzustellen, dass diese Aufzeichnungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Protokolle werden von internen und externen Prüfern als Nachweis für die ordnungsgemäße Aufbewahrung verwendet.
  • Revisionssichere Archivierung: Ein sicheres Repository sorgt dafür, dass Datensätze in einem gesperrten, endgültigen Zustand gespeichert werden.

Verwaltung von Webinhalten
Die Verwaltung von Webinhalten bietet folgende Funktionen:

  • Schnelle und einfache Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten: Mit Hilfe bekannter Tools (z. B. MS Office) können Webinhalte schnell erstellt und veröffentlicht werden.
  • Einheitliches Erscheinungsbild von Websites: Es können genehmigte Masterseiten und Seitenlayouts erstellt werden, die es Inhaltsautoren ermöglichen, Branding und Navigation für eine Website einmalig festzulegen und wiederzuverwenden.
  • Reduzieren Sie die Kosten für die Website-Implementierung und -Verwaltung: Eine mehrschichtige Infrastruktur zum Veröffentlichen von Inhalten auf Intranet-, Extranet- und Internet-Websites kann implementiert werden.